Det här är en beskrivning utifrån Latinamerikagruppernas stadgar. Det finns en liten demokratiordlista om du känner att du behöver slå upp något ord eller vill veta hur registrering av deltagare, omröstningar och annat går till under själva mötet.

Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. De som har rösträtt på årsmötet 2011 är medlemmar i Latinamerikagrupperna som har anmält sig senast torsdagen den 21 april till arsmote [at] latinamerikagrupperna [dot] se.

Styrelseledamöter har inte rösträtt vad gäller ansvarsfrihet för styrelsen. Alla medlemmar, lokalgrupper och medlemsorganisationer har rätt att skicka in motioner (förslag) till årsmötet. Styrelsen har rätt att lägga propositioner (förslag från styrelsen). Samtliga medlemmar har närvaro-, yttrande- och förslagsrätt på årsmötet, även de som inte har anmält sig innan den 21 april och därmed har rösträtt.

ÅRSMÖTESCYKEL

Det här är de beslutade tidsgränserna för olika saker som ska hända inför årsmötet.

• 3 månader före årsmötet (21 feb)

Kallelse till Latinamerikagruppernas årsmöte ska skickas ut.

• 2 månader före årsmötet (21 mars)

Motioner/propositioner och stadgeändringsförslag ska vara kansliet tillhanda. Inom två veckor skickas dessa ut till medlemmarna.

• 6 veckor före årsmötet (8 april)

Styrelsens yttranden över motioner och stadgeändringsförslag skickas till medlemmarna.

• 4 veckor före årsmötet (21 april)

Senaste datum för medlemmar att anmäla sig till årsmötet för att komma med i röstlängden.

• 3 veckor före årsmötet (29 april)

Slutgiltig variant av motioner / propositioner / stadgeändringsförslag ska vara kansliet tillhanda. Inga nya motioner / propositioner får lämnas in, utan detta datum avser bara ändringar och tillägg i de som inkommit senast tre månader före årsmötet.

• 2 veckor före årsmötet (6 maj)

All årsmötesinformation ska finnas utlagd på Latinamerikagruppernas hemsida. De slutgiltigt utformade motionerna / propositionerna / stadgeändringsförslagen skickas även per post till de årsmötesdeltagare som anmält sig.

• Latinamerikagruppernas årsmöte ska hållas senast den sista april. Datum för nästa årsmöte fastställs på varje årsmöte.

• Protokollet från årsmötet ska finnas justerat och tillgängligt på föreningens hemsida, senast 1 månad efter årsmötet. (21 juni)